Pengertian
Surat
Surat
merupakan alat komunikasi yang disampaikan secara tertulis, berisi bahan
informasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, perintah, pesanan, keputusan,
undangan dan permohonan, yang lazimnya harus dikirimkan atau disampaikan kepada
pihak lain. Ada juga yang mengatakan bahwa surat adalah sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Sedangkan
menurut Seojito dan Solchen (2004: 1) mendefinisikan surat sebagai berikut:
·
Ditinjau dari isinya, surat merupakan
jenis karangan (komposisi) paparan-pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya,
menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya.
·
Ditinjau dari wujud peraturannya, surat
merupakan percakapan tertulis
·
Ditinjau dari fungsinya, surat adalah
alat sarana komunikasi tulis.
Jenis Jenis Surat
Berdasarkan Sifat isinya
1. Surat
dinas
Surat
yang isinya berpa informasi yang bersifat kedinasan dan dibuat oleh instansi
pemerintah.
2. Surat
pribadi
Surat
yang dikirimkan atas nama pribadi baik yang bersifat kekeluargaan,
persahabatan, perkenalan maupun yang bersifat setengah resmi seperti surat
lamaran pekerjaan.
3. Surat
niaga
Surat
yang isinya berupa informasi niaga atau bisnis dan dibuat oleh badan-badan
usaha atau perusahaan.
4. Surat
sosial
Surat
yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.
Berdasarkan Tujuannya
1. Surat
permintaan penawaran
2. Surat
penawaran
3. Surat
pesanan
4. Surat
pemberitahuan
5. Surat
pengantar
6. Surat
perjanjian
7. Surat
keputusan.
Berdasarkan Wujud Surat
1. Kartu
Pos
Kartu
pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm.
Lembaran kertas surat ini biasanya tebal, sehingga berbentuk kartu. Kegunaan
surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang
tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada
halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya dijual di kantor pos.
2. Warkat
Pos
Warkat
pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini
dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus
sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang
agak panjang dalam sehelai kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di
kantor pos.
3. Telegram
Telegram
adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang mana dikirim
dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu
yang singkat.
4. Surat
Bersampul
Surat
bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan
sampul surat. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan dalam berkomunikasi.
Kelebihan surat ini dibanding dengan jenis surat yang lain adalah lebih
terjamin kerahasiaan isinya; lebih leluasa dalam menulis isi surat; lebih
santun dalam surat menyurat.
Berdasarkan Pembuatan Surat
1. Surat
Pribadi
Jenis
surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi
penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu.
Contoh surat ini adalah surat untuk keluarga, surat lamaran kerja, dan surat
permohonan izin bangunan.
2. Surat
Resmi
Surat
resmi dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang
ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi,
lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat
resmi adalah surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.
Bentuk Bentuk Surat
Bentuk surat adalah pola surat
menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya
selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain
itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur
yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.
Menurut pola umum dalam surat –
menyurat dikenal 5 macam bentuk surat,yaitu :
1. Bentuk
lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua
dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup
sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
2. Bentuk
lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh,
perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi,
nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.
3. Bentuk
setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus,
perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok
(masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan
oleh perusahaan.
4. Bentuk
lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk
seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
5. Bentuk
menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat bentuk
lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea
ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.
Bagian Bagian Surat
Bagian-bagian surat adalah
kelompok-kelompok pada sebuah surat, sehingga susunan surat menjadi jelas,
baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi. Penempatan
atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang
dipakai. Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu
diantaranya:
1. Untuk
mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan.
2. Untuk
mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan.
3. Untuk
mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan
4. Untuk
mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim.
5. Untuk
mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut.
6. Untuk
mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan
isi surat.
Sebuah surat terdiri dari
bagian-bagian surat yang disusun menurut bentuk atau format tertentu yang telah
disepakati. Apabila disebut secara utuh atau menyeluruh, bagian-bagian surat
itu terdiri dari:
1. Kepala
surat
2. Tanggal
surat
3. Nomor
surat
4. Lampiran
surat
5. Hal
atau perihal surat
6. Alamat
dalam
7. Salam
pembuka
8. Isi
surat
9. Salam
penutup
10. Nama
jabatan
11. Nama
terang dan NIP
12. Tembusan
13. Inisial
Contoh Surat Resmi
SMA Negeri 1 Bogor
Jalan Ir. H. Juanda No. 17 Bogor
No. Telp. (0251) 8321798
_________________________________________________________________________
Bogor, 27 Agustus 2014
No : 27/SMAN 1 Bogor/08/2014
Lampiran : -
Perihal : Undangan
Yth.
Orang tua/Wali Murid Kelas XII
SMA Negeri 1 Bogor
Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi
SMAN 1 Bogor Khususnya kelas XII. Maka pada surat kali ini kami selaku badan
pendidikan sekolah kami tercinta, bermaksud mengadakan studi lapangan bagi
siswa siswi baik IPS maupun IPA di luar sekolah. Adapun acara tersebut akan
kami laksanakan pada :
Hari/Tanggal : Sabtu, 30 Agustus 2014
Pukul : 08.45 s.d. 12.45
Tempat : Kebun Raya, Bogor
Acara : Penelitian Tumbuh-tumbuhan Langka
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas
segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah
SMAN 1 Bogor
Ttd,
Amalia Fauhanisa, S.Pd
Sumber :
